home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Top 200 Programs / Top 200 Programs.iso / Bob8 / oakley / tkv / tkv.htm < prev    next >
Text File  |  1996-06-17  |  11KB  |  190 lines
  1. <H3><IMG SRC="a.gif"> SmartTracker Videos V3.0 </H3>
  2. <HR>
  3. <H3>Overview</H3>
  4. SmartTracker Videos contains a number of features designed to help you 
  5. quickly organize and catalog your video collection or small library.  Know
  6. your video collection value, where to locate your videos (including videos 
  7. lent out to friends or patrons), print VHS cassette labels or review a 
  8. multitude of statistical information about your library.  The following
  9. notes will illustrate SmartTracker Videos' flexibility and variety of 
  10. features designed to allow maximum customization and ease of use.  
  11. Equipped with the Borland Database Engine, SmartTracker Videos is both
  12. fast and powerful.
  13. <H3>Video Viewer</H3>
  14. SmartTracker Videos features a scrollable Viewer, similar in appearance 
  15. to a spreadsheet layout, which lists the database elements.  Configure the 
  16. viewer to your personal preference by clicking on NAVIGATE/VIEWER.  Select 
  17. only those database items that you want to see in the viewer.  Specify the 
  18. order in which they appear and designate the space to allocate to each 
  19. element.  Expand or shrink the number of items in the viewer by adjusting 
  20. the font size.
  21. <P>
  22. New features include the ability to edit data directly from the viewer, 
  23. complete with pull down list boxes and check boxes in a 3-D format.  Change
  24. colors in the viewer or add grid lines to suit personal tastes.   All field
  25. names may be renamed to your liking and will be reflected in the Video 
  26. Viewer as well as throughout the entire program.  All data is now loaded 
  27. into the viewer at once.  Speed buttons are available to move you to the 
  28. beginning or the end of the database.
  29. <P>
  30. <H3>Video Input (Edit) Window </H3>
  31. Enter a multitude of information about your videos in a simple, 
  32. straight-forward fashion.  Check out the RECORDS/ADD menu item or
  33. the speed button.  The input (edit) window is comprised of four tabs.  In 
  34. the first tab you may record the following information : Title, 6 Stars,
  35. Producer, Director, Writer, Year Released and Released By.
  36. <P>
  37. The second tab asks for: Category, Rating, Personal Rating, Key Words,
  38. Description, Format, Laser Format, Content, Picture, Sound and Record
  39. Speed.
  40. <P>
  41. The third tab has a check box to mark if the video has been checked out
  42. to someone.  If so, there are fields to record the check out date and
  43. the person whe checked out the video.  In addition, you may enter data
  44. for a Media Number, Start Counter, End Counter, Play Time and if the
  45. video has been viewed.
  46. <P>
  47. The fourth tab allows entry for the List Price, Purchase Price, Purchase
  48. Date, Where Purchased, Oscar Awards, Oscar Nominations, Miscellaneous and
  49. 2 user defined fields.
  50. <P>
  51. If you have similar items to input, save time by using the copy function
  52. (click on EDIT/COPY from the main window) to copy your original entry and 
  53. then edit the few fields that need changing.  The Clear Button allows you 
  54. to clear the input fields and sets all values to the initial default values. 
  55. By clicking EDIT/DELETE from the main window you may delete an entry.  
  56. <P>
  57. Several fields have drop down list boxes that contain a list of all previous 
  58. entries.  This makes repetitive entries a snap by just choosing a value.  You
  59. can now browse the database while in the input window.
  60. <P>
  61. The standard windows clipboard copy and paste functions are now available 
  62. for all fields. 
  63. <H3>Searches</H3>
  64. SmartTracker Videos contains powerful search facilities.  The Search
  65. Window allows you to enter specific search criteria to locate a set of 
  66. items.  You may select to search on one field or multiple fields.  
  67. Alternatively, you may choose to search for different items in the same 
  68. field, such as looking for all movies rate G and PG.  You can 
  69. search for numeric and date values, locating items less than, greater
  70. than, less than "x" but greater than "y", or equal to the number or 
  71. date entered.  For example, you can readily find videos purchased after
  72. June 22, 1994 or find all videos with a purchase price of between $10 
  73. and $25.  All matching search items will be placed into the Video
  74. Viewer.  Check out NAVIGATE/ SEARCH from the main menu.
  75. <P>
  76. The Search and Replace function allows you to replace all occurrences of
  77. a field value with another value.  Simply enter the data to search for 
  78. and type in the replacement text.  Optionally have the program confirm 
  79. the replacement before it occurs.  Click on TOOLS/ SEARCH & REPLACE from
  80. the main menu.
  81. <P>
  82. SmartTracker Videos can assist you in locating records by searching on
  83. one field.   Find this from the main menu, NAVIGATE/LOCATE.  Choose a field,
  84. specify if the search value is case sensitive and an exact or partial match.
  85. Next, type in the value you are looking for.  The first record found 
  86. matching the criteria supplied will be highlighted in the Main Window
  87. Viewer.   Click on "LOCATE NEXT" to find the next record matching the
  88. criteria given.  
  89. <H3>Sorting</H3>
  90. You can choose the order in which your data is displayed and used throughout
  91. the program.  You can choose any field to sort on as the primary sort.  
  92. SmartTracker Videos now allows you to perform second, third and fourth 
  93. level sorts.  If an identical field exists in the primary sort, then the 
  94. items are sorted by the secondary sort, and so on, through the fourth sort.
  95. Check out the OPTIONS/SORT ORDER menu item.
  96. <P>
  97. Data will be displayed in the Main Window Viewer based on the sort order
  98. defined.  Reports and Exporting Data also rely on the sort order.
  99. <H3>Backing Up Data</H3>
  100. SmartTracker Videos offers a built in mechanism for backing up files
  101. used by the program.  Select FILE/BACK UP DATA from the menu list. You 
  102. may choose to back up three different types of data.  These are the actual
  103. data files, maintainable lists and user defined reports.  Simply select 
  104. what you would like to back up, then choose the drive and directory where
  105. the data is to be saved.   Click the "Start Backup" button to begin the 
  106. operation.
  107. <P>
  108. Another alternative for backing up data files is to use the Export and
  109. Import commands.  You may export your entire data and then import it. 
  110. You may wish to do this if your database is so large that it cannot be
  111. backed up onto a floppy disk.  An ASCII Delimited Export File will 
  112. normally take considerably less space than the actual database file.
  113. <H3>Multiple Databases</H3>
  114. SmartTracker Videos will support virtually an unlimited number of
  115. databases, basically confined by your hard disk space.  When restarting
  116. the program, the last database used is automatically loaded.  The 
  117. previous five databases open will be displayed at the bottom of the
  118. FILE menu command.  The name of the currently opened database is 
  119. always shown in the caption bar of the Main Window.  
  120. <H3>Customization</H3>
  121. Practically all aspects of the program can be configured and customized
  122. to the user's own preferences.  All font styles (on screen and reports)
  123. can be changed.  This allows support for foreign languages, as some 
  124. languages require special fonts and characters.  Field names may also
  125. be renamed to ones own preference or to provide foreign language 
  126. equivalents.  The screen colors are all completely changeable to one's
  127. own tastes.
  128. <P>
  129. You may choose from three options for screen navigation, the use of
  130. speed buttons, lettered buttons or none at all.  Other options include
  131. determining screen size, date and numeric formats, and making changes 
  132. to the viewer and reports as described previously.  Select OPTIONS from
  133. the Main Window.
  134. <H3>Networking</H3>
  135. SmartTracker Videos will support usage over a network.   Multiple users
  136. may have the same database open simultaneously and all may make updates to
  137. the database.  If a change is made by one person, that change will show up
  138. for the other users after they have "Refreshed" the database.  Refreshing 
  139. is accomplished by clicking the REFRESH speed button, by scrolling the 
  140. <H3>Main Window Viewer or by adding, editing or deleting records.
  141. Export/Import Functions</H3>
  142. You may choose to export your data to an ASCII Delimited File or to a
  143. Dbase Compatible File.  Select RECORDS/EXPORT from the menu items.  You
  144. can rearrange the order in which the fields are exported for each record.
  145. Just highlight the field you want to change the order on and use the "UP"
  146. and "DOWN" buttons to move it anywhere in the list.  The "DEFAULT" button
  147. will set the field order back to the program default order.  If a search 
  148. is currently active, you may optionally export just the data that is 
  149. available as a result of the search.  You may still export the entire
  150. database even if a search is currently active.
  151. <P>
  152. Similarly you may import data from an ASCII Delimited File or a Dbase
  153. Compatible File.  Check out RECORDS/IMPORT from the main menu.  You can
  154. align the fields that are to be imported with the database fields of the
  155. program.  Line up the fields however you like using the "UP" and "DOWN" 
  156. buttons in the Field Alignment area.  If you wish to ignore one of the 
  157. import fields (not have it imported) then set the corresponding "USE" 
  158. area to "NO".  Setting this to "YES" means the field will be used for 
  159. importing.
  160. <H3>Reports</H3>
  161. SmartTracker Videos comes with six pre-defined reports for immediate
  162. use.  These layouts may be copied, modified, used or deleted.  VHS 
  163. cassette labels can also be printed from SmartTracker Videos.  Select
  164. Spine or Face labels and simply enter the media numbers of the videos 
  165. you want printed.  All entries with the same media number will be
  166. combined onto the label.  Look at NAVIGATE/REPORTS to see all reporting
  167. options.
  168. <P>
  169. Design your own report layouts.  Practically  every aspect of the report
  170. process is user configurable.  Select reports with widths of  90, 120 or
  171. 150 characters.  You may choose different fonts for the report titles, 
  172. column headers, report body and footnotes.  Select any font that has been
  173. loaded onto your computer.   Up to three report headers may be assigned 
  174. to appear at the top of each page, to use for name, address, phone number
  175. or for whatever seems appropriate.
  176. <P>
  177. You can select only those fields you would like to print on the report.
  178. Choose the width of the fields and the order in which the fields appear. 
  179. <P>
  180. The reports may be grouped into sections based on the primary sort order
  181. or on the primary and secondary sort order .  Column Headers, horizontal
  182. and vertical lines are optional for some report layouts (those in a 
  183. spreadsheet style).  Set the top, bottom, and side margins to your own
  184. specifications. Also optionally include the current date at the bottom
  185. of each page.
  186. <P>
  187. The reports may be viewed on screen before printing.  Send the report to 
  188. the printer or an ASCII text file to save on disk.  Print one page, a range
  189. of pages or the entire report.                          
  190.